提起曲阜金皇活塞股份有限公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)張政，公司里人人都會(huì)由衷地豎起大拇指，贊不絕口，大家都說(shuō)自從張總監(jiān)大刀闊斧啟用 ERP 管理系統(tǒng)以來(lái)，公司管理可謂舊貌換新顏，真正走上了現(xiàn)代化管理的快車(chē)道。提倡科學(xué)管理，啟用 ERP 管理系統(tǒng)張總監(jiān)來(lái)到金皇公司擔(dān)任財(cái)務(wù)總監(jiān)時(shí)正值公司剛剛破產(chǎn)重整結(jié)束，可謂是百?gòu)U待興、臨危受命。經(jīng)過(guò)一系列的摸底盤(pán)查，他發(fā)現(xiàn)，公司財(cái)務(wù)核算雖然采用了財(cái)務(wù)軟件，但對(duì)各車(chē)間物料流轉(zhuǎn)，特別是倉(cāng)儲(chǔ)物資的管理卻依然停留在原始的手工記賬階段，現(xiàn)場(chǎng)管理極其混亂，賬上明明有數(shù)量，可是在現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)著圈地也找不到實(shí)物，還有一些實(shí)物卻不在賬上，賬證、賬實(shí)嚴(yán)重不符，中間過(guò)程追查也難以查找。面對(duì)這樣一個(gè)亂象叢生的局面，張總監(jiān)提出啟用 ERP 管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，細(xì)化和加強(qiáng)公司對(duì)產(chǎn)品和物料的管控。ERP 管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理的運(yùn)行模式，它是一個(gè)在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的電腦管理系統(tǒng)，覆蓋了客戶、項(xiàng)目、庫(kù)存和采購(gòu)供應(yīng)等管理工作，通過(guò)優(yōu)化企業(yè)資源達(dá)到資源效益最大化。這一提議的提出得到了公司上下廣泛的認(rèn)同，轟轟烈烈的管理變革就此拉開(kāi)了序幕。正所謂知易行難。張總監(jiān)雖然擁有著豐富的企業(yè)財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，但在金皇公司來(lái)講他還只是一個(gè)“新人”。要想建立 ER P 管理系統(tǒng)首先要了解公司的產(chǎn)品特點(diǎn)，熟悉公司各項(xiàng)管理流程、明白產(chǎn)品生產(chǎn)流轉(zhuǎn)的工序等等，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合 ERP 管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)創(chuàng)建適合公司管理的系統(tǒng)流程。
面對(duì)難題，他從來(lái)沒(méi)有退縮過(guò)。不懂產(chǎn)品？不懂工藝？他就拉著負(fù)責(zé)技術(shù)的人員、負(fù)責(zé)生產(chǎn)管理的人員拿著產(chǎn)品給他講解。公司的主導(dǎo)產(chǎn)品是活塞，主要分為四個(gè)大類，但細(xì)分卻有上千余種；產(chǎn)品的外徑、銷孔、重量等都必須按照客戶的要求進(jìn)行分組，光是產(chǎn)品的表面處理方式就有不下十余種的分類；钊a(chǎn)品的生產(chǎn)環(huán)節(jié)多、工藝復(fù)雜，他就一次又一次地到車(chē)間現(xiàn)場(chǎng)去觀摩、去學(xué)習(xí)。有的時(shí)候去咨詢車(chē)間主任，有的時(shí)候他還直接跑到車(chē)床旁去詢問(wèn)生產(chǎn)工人。產(chǎn)品品種多，其消耗的物料更是多達(dá)幾千余種，他就拉著倉(cāng)庫(kù)管理人員加班加點(diǎn)地進(jìn)行分類、匯總、分析⋯⋯就這樣，基礎(chǔ)資料有了，為了更好地切合 ERP 管理系統(tǒng)，張總監(jiān)又拉著公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)各個(gè)管理流程反復(fù)地進(jìn)行探討和磋商。廢寢忘食，率隊(duì)創(chuàng)建 ERP 管理系統(tǒng)。
萬(wàn)丈高樓平地起 ,一力承擔(dān)靠地基。
ERP 管理系統(tǒng)是一套企業(yè)全流程管理軟件，功能全面，管理細(xì)致、精確，它的基礎(chǔ)創(chuàng)建工作就猶如地基一樣即要求全面、穩(wěn)妥，又極其繁瑣。軟件公司的工作人員只負(fù)責(zé)對(duì)公司進(jìn)行指導(dǎo)，具體機(jī)構(gòu)、人員、單據(jù)、物料等等所有設(shè)置都需要企業(yè)自己來(lái)完成。張總監(jiān)是一位有著豐富管理經(jīng)驗(yàn)的高級(jí)會(huì)計(jì)師，他親自帶隊(duì)組織財(cái)務(wù)人員配合軟件公司的工作人員承擔(dān)起了 ERP 管理系統(tǒng)創(chuàng)建工作。張總監(jiān)家住在濟(jì)寧，每天開(kāi)車(chē)到曲阜上班，往返車(chē)程 100 多公里。為了公司可以早日啟用ERP 管理系統(tǒng)，張總監(jiān)帶領(lǐng)財(cái)務(wù)人員開(kāi)始沒(méi)日沒(méi)夜地加班加點(diǎn)工作。為了方便在公司里加班，他便將行李搬到曲阜當(dāng)?shù)氐某鲎馕，這樣就節(jié)約了在路上來(lái)回跑的時(shí)間。在期初數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)，由于公司里的電腦設(shè)備陳舊，運(yùn)行速度慢，系統(tǒng)要求一旦開(kāi)始導(dǎo)入數(shù)據(jù)期間必須有人負(fù)責(zé)盯著，而且不能暫停，如果出現(xiàn)其他故障要立即進(jìn)行解決、排除，張總監(jiān)就親自盯著。在建立存貨檔案時(shí)，由于公司產(chǎn)品和原材料的品種太多，需要一個(gè)一個(gè)地增加，常常累得財(cái)務(wù)人員也叫苦連天。為了鼓勵(lì)大家，他就帶頭坐到電腦桌前一個(gè)一個(gè)地進(jìn)行增加和登錄，看到張總監(jiān)都親自這樣操作，大家也只好咬咬牙繼續(xù)加班建賬。累了喝點(diǎn)水或抽根煙緩緩神，再累了就去趟洗手間活動(dòng)活動(dòng)，困的實(shí)在不行了，就在辦公桌上趴會(huì)兒算是歇歇⋯⋯就這樣常常加班到半夜一兩點(diǎn)鐘，在大家齊心全力、堅(jiān)苦奮戰(zhàn)了一個(gè)月， ER P 管理系統(tǒng)終于可以開(kāi)始使用了。
精益求精，完善庫(kù)存管理
很快就迎來(lái)年終盤(pán)點(diǎn)，由于盤(pán)點(diǎn)時(shí)準(zhǔn)備不充分，實(shí)地盤(pán)點(diǎn)人員沒(méi)有考慮到公司產(chǎn)品品種較多，產(chǎn)品屬性、狀態(tài)較多，存貨存放地點(diǎn)和倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)擺放混亂。盤(pán)點(diǎn)人員采用手工記錄，有的產(chǎn)品名稱直接記錄時(shí)簡(jiǎn)稱與系統(tǒng)中根本對(duì)不上，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與系統(tǒng)庫(kù)存實(shí)物差異很大，而且很難核對(duì)，這樣就無(wú)法驗(yàn)證導(dǎo)致錄入 ERP 系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，甚至?xí)绊懞笃诘南到y(tǒng)運(yùn)行，導(dǎo)致每次發(fā)貨的時(shí)候都不能以系統(tǒng)賬面結(jié)存為依據(jù)，還要跑到倉(cāng)庫(kù)滿庫(kù)去找產(chǎn)品實(shí)物確認(rèn)后才能發(fā)貨。為了尋找解決辦法，張總監(jiān)親自到倉(cāng)庫(kù)去現(xiàn)場(chǎng)勘查，與倉(cāng)庫(kù)管理人員共同研究改善倉(cāng)庫(kù)管理的辦法。通過(guò)幾個(gè)月的反復(fù)實(shí)踐和調(diào)試，張總監(jiān)決定重新進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并在倉(cāng)庫(kù)中設(shè)置貨位管理，將每款產(chǎn)品在 ERP 管理系統(tǒng)中指定貨位，通過(guò)貨位從系統(tǒng)上就可以直接顯示出該位置所在存貨的數(shù)量和狀態(tài)。張總監(jiān)為了確保盤(pán)點(diǎn)生成的數(shù)據(jù)真實(shí)、可靠，又專門(mén)編輯了一個(gè)適用于公司盤(pán)點(diǎn)使用的小軟件，又協(xié)調(diào)了好幾個(gè)筆記本電腦，現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)錄入數(shù)據(jù)，并在系統(tǒng)中啟用了新庫(kù)管理，要求盤(pán)點(diǎn)人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)，先進(jìn)行初盤(pán)，記錄盤(pán)點(diǎn)后，由倉(cāng)庫(kù)管理人員立馬進(jìn)行復(fù)盤(pán)核對(duì)，雙方確定數(shù)據(jù)無(wú)誤后，再在軟件系統(tǒng)中進(jìn)行貨位導(dǎo)入。當(dāng)時(shí)正值酷夏三九天，天氣悶熱的像個(gè)大蒸籠，倉(cāng)庫(kù)里產(chǎn)品一排連一排，密不透風(fēng)，有的同志感覺(jué)到頭暈？吹竭@種情況，張總監(jiān)一邊安排人員去買(mǎi)一些冰棍，一邊通知食堂給大家煮些綠豆湯給大家解解暑。哪個(gè)人臨時(shí)有工作要先去忙，人遇到什么新的情況無(wú)法確定了，張總監(jiān)就跑過(guò)去進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)。就這樣原來(lái)要進(jìn)行 20 多天的盤(pán)點(diǎn)任務(wù)，在張總監(jiān)的鼓勵(lì)和大家的共同努力下，克服了重重困難，僅用一周的時(shí)間就提前完成了盤(pán)點(diǎn)工作。通過(guò)這次盤(pán)點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化了成品庫(kù)管理單元，同時(shí)，為了更詳細(xì)地掌握庫(kù)存形成原因，還在系統(tǒng)中增設(shè)了批次管理，按年和月份對(duì)入庫(kù)產(chǎn)品進(jìn)行批次管理，通過(guò)對(duì)在庫(kù)產(chǎn)品的批次情況就可以分析出庫(kù)存產(chǎn)品的賬齡情況，可以有針對(duì)性地進(jìn)行管控，卓有成效地完善了存貨的庫(kù)存管理。
進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)，細(xì)化產(chǎn)品成本核算
由于公司受破產(chǎn)重整影響資金壓力較大，ERP 管理系統(tǒng)僅購(gòu)買(mǎi)了最基本的采購(gòu)、銷售和庫(kù)存管理模塊，無(wú)法實(shí)現(xiàn)成本核算的自動(dòng)歸集和結(jié)轉(zhuǎn)。而公司的老式成本核算方式基本屬于不考慮產(chǎn)品大小、處理工藝等特性進(jìn)行成本均攤，無(wú)法準(zhǔn)確地核算單個(gè)品種產(chǎn)品的實(shí)際成本情況。張總監(jiān)根據(jù)前期摸底調(diào)查所掌握的產(chǎn)品屬性和生產(chǎn)工藝特點(diǎn)，利用業(yè)余時(shí)間使用 EXCEL 程序中 VB 宏編程功能，自己設(shè)計(jì)格式和程序通過(guò)從 ERP 管理系統(tǒng)中導(dǎo)出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，分別按照產(chǎn)品的重量、加工難易程度、鑄造所用附件以及產(chǎn)品外觀屬性特點(diǎn)等方面進(jìn)行細(xì)致的成本核算，最后再將每月核算的產(chǎn)品成本導(dǎo)入 ERP 管理系統(tǒng)中與總賬系統(tǒng)進(jìn)行鏈接。這就相當(dāng)于在 ERP 管理系統(tǒng)外又自己編寫(xiě)程序打了個(gè)“補(bǔ)丁”。通過(guò)細(xì)化產(chǎn)品成本核算后，使得成本分配更加準(zhǔn)確、便捷。完善后的 ERP 管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步精簡(jiǎn)、規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)間的無(wú)縫銜接，提高了公司的綜合管理水平。多層次存貨管理，加快了資產(chǎn)張總監(jiān)就會(huì)代替這個(gè)人進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)輸錄數(shù)據(jù)；哪個(gè)流轉(zhuǎn)速度，提高了資產(chǎn)使用效率。通過(guò)實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)功能，全面掌握公司業(yè)務(wù)，為公司進(jìn)一步節(jié)能降耗，降低生產(chǎn)成本，做出及時(shí)準(zhǔn)確的決策和實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)側(cè)供給改革提供了有利的決策依據(jù)。
提高系統(tǒng)運(yùn)行效率，組織人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)
ERP 管理系統(tǒng)的管理和使用主要是通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)的，要求所有人、財(cái)、物料都在系統(tǒng)軟件中有跡可尋，一個(gè) ERP 管理系統(tǒng)的完整、有效運(yùn)行是一個(gè)長(zhǎng)期的磨合過(guò)程。在系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程總難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣流程運(yùn)轉(zhuǎn)不順暢的情況，只要系統(tǒng)一出現(xiàn)問(wèn)題，張總監(jiān)根據(jù)大家反映的問(wèn)題總是及時(shí)進(jìn)行有針對(duì)性地調(diào)整、修改。倉(cāng)庫(kù)存貨品種太多了，同一名稱不同規(guī)格或是不同單位的太多太多，常常會(huì)錄錯(cuò)。張總監(jiān)就幫著他們逐一調(diào)整存貨的計(jì)量單位，對(duì)重名的或重復(fù)建檔的存貨進(jìn)行梳理、停用。車(chē)間人員抱怨每天要有好多的各種各樣的單子進(jìn)行錄入，特別是同一毛坯可以生產(chǎn)出不同的產(chǎn)品需要形態(tài)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換，操作繁瑣，工作量大。張總監(jiān)就咨詢了軟件公司的人員在系統(tǒng)里建立存貨借用毛坯編碼，在成本核算表里增設(shè)按毛坯圖號(hào)進(jìn)行核算。由于公司管理人員素質(zhì)參差不齊，為了確保ERP 管理系統(tǒng)順利、有效、穩(wěn)定運(yùn)行能有效地運(yùn)用起來(lái)，張總監(jiān)親自編寫(xiě)培訓(xùn)材料，把系統(tǒng)錄入員召集起來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)。從材料采購(gòu)到車(chē)間領(lǐng)用，從產(chǎn)品按車(chē)間程序流轉(zhuǎn)到包裝入庫(kù)，從發(fā)貨到銷售開(kāi)票回款，一點(diǎn)點(diǎn)地講，一步步地教。在實(shí)際操作中，有的人員操作不熟練，他就跑到他們部門(mén)去手把手地教。
不忘初心，一切都是為了工作
改革的道路從來(lái)都是坎坷的。在 ERP 系統(tǒng)的啟用過(guò)程中，總存在著這樣或那樣的抱怨和不理解，一些流程設(shè)置可能不那么盡善盡美，經(jīng)常會(huì)有人員抱怨閑工作繁瑣、壓力大；有的人常常跑到張總監(jiān)那里去爭(zhēng)論；有的領(lǐng)導(dǎo)過(guò)去習(xí)慣了看紙制的報(bào)表、數(shù)據(jù)，不會(huì)進(jìn)行 ER P 管理系統(tǒng)操作，表示強(qiáng)烈的不滿；由于 ERP 管理系統(tǒng)管控嚴(yán)格也得罪了不少人，有的人甚至直接跑到張總監(jiān)的辦公桌前與其爭(zhēng)吵⋯⋯各種各樣的不理解，各種各樣的困難和矛盾層出不窮。身邊的同事看不過(guò)去，認(rèn)為他一天這么辛苦，還如此倍受委屈，替他不值！他常常憨憨一笑說(shuō)：“沒(méi)什么，一切都是為了工作！蓖聜兛粗绱诵羷，也常常勸他歇一歇吧！他也只是憨憨一笑說(shuō)：“沒(méi)辦法，一切都是為了工作。我覺(jué)得還有很多地方需要調(diào)整、完善，總覺(jué)得時(shí)間不夠用的。 睆埧偙O(jiān)常常說(shuō)，“管理就要逐本溯源，化繁為簡(jiǎn)，我們所做的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠！彼褪沁@樣一個(gè)人，一個(gè)擁有著高尚品格的人，一個(gè)能力超凡的專業(yè)型人才，一個(gè)勇于革新的實(shí)干型領(lǐng)導(dǎo)干部。2017 年是公司穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵一年，隨著公司 ERP 管理系統(tǒng)不斷地深入，公司的管理效率得到了極大的提高，在像張總監(jiān)這樣的實(shí)干型高管人員的帶動(dòng)下，公司員工的凝聚力也得到極大的提高。我們堅(jiān)信，在公司員工上下同心，眾志成城，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新的共同努力下，公司一定能完成今年的既定目標(biāo)。
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